V této kapitole se zaměříme zejména na přenos dat z tabulkového procesoru MS Excel do textového editoru MS Word.

Předpokládejme, že jsme do schránky vložili část tabulky MS Excel. V editoru MS Word je možno data přilepit povelem Úpravy-Vložit (Edit-Paste), v tom případě vygeneruje MS Word svoji vlastní tabulku a do ní vloží příslušná data. Pokud chceme ovlivnit formát, ve kterém budou data vložena do textu, je vhodnější použít povel Úpravy-Vložit jinak (Edit-Paste Special). Tento povel umožňuje vložit data v různých formátech, jejichž význam je popsán v následující tabulce. Příklady jednotlivých formátů jsou na obr. 90 až 94. Kromě prostého vložení dat lze pomocí rozšířeného přilepení vytvořit i dynamickou vazbu (DDE) tím, že stiskneme tlačítko Vložit propojení (Paste Link)

Typ dat	Přilepení s propojením (DDE vazba)	Význam
Tabulka Microsoft Excel (Microsoft Excel Worksheet)	ne	Vloží data jako OLE-objekt. Dvojitým kliknutím je spuštěn MS Excel, který data umožní editovat.
Formátovaný text RTF (Formatted text RTF)	ano	MS Word vygeneruje vlastní tabulku a do ní vloží data z Excelu. Pokud jsou součástí dat grafické objekty, tyto nebudou vloženy.
Neformátovaný text (Unformatted text)	ano	Data jsou vložena pouze jako text oddělený mezerami.
Obrázek (Picture)	ano	Data jsou vložena ve vizuální podobě, která se shoduje s původní podobou v Excelu. Bylo-li použito přilepení, pak při dvojitém kliknutí je obrázek editován pomocí MS Draw. Bylo-li použito přilepení s propojením, bude při dvojitém kliknutí spuštěn MS Excel a v něm budou data editována. Data jsou v MS Wordu aktualizována po stisku klávesy F9.
Bitová mapa (Bitmap)	ano	Data mají zcela shodnou vizuální podobu jako v MS Excel. Bylo-li použito přilepení, je při dvojitém kliknutí spuštěn MS Draw, při přilepení s propojením je spuštěn MS Excel.

Obr. 90. Přilepení s formátem: Tabulka Microsoft Excel

Datum uveřejnění	Kód	Velikost
03 únor 1992	OL	13x3
05 únor 1992	OP	13x3
10 únor 1992	OP	13x3

Datum uveřejnění Kód Velikost

03 únor 1992 OL 13x3

05 únor 1992 OP 13x3

10 únor 1992 OP 13x3

 

Převod dat z jiných aplikací do prostředí MS-Excel provádíme takto:

Pokud data nejsou kódována, můžeme soubor s daty otevřít v MS Excel pomocí povelu Soubor-Otevřít (File-Open). Příponu otevíraných souborů změníme na .*. V dialogovém okně, které oznamuje, že aplikace není MS Excel, stiskneme OK, a pak se objeví Průvodce Importem textu. V něm zadáváme odkud chceme data konvertovat a jaký oddělovač byl v původním souboru použit.

U kódovaných dat je vhodné otevřít nejprve data v aplikaci, které byly vytvořeny, a potom je pomocí schránky (Clipboardu) přenést do MS Excelu. Pokud se všechna data zapíší do jednoho sloupce, spustíme povelem Data-Text do sloupců (Data-Text to Columns) Průvodce Importem textu.

Tip: Import textu se dá dobře použít pro přenos dat i do jiných aplikací např. MS-Word.

11. Ochrana dokumentů

MS Excel nabízí dva základní způsoby ochrany dokumentu:

1. Ochrana proti neoprávněnému přístupu k souboru (proti otevření) se nastavuje povelem Soubor-Uložit jako-Volby-Heslo přístupu (File-Save As-Options-Protection Password). Takto chráněný soubor může otevřít jen osoba, která zná nastavené heslo. Pozor, pokud sami heslo zapomenete, neexistuje způsob, jak dokument otevřít a získat z něj uložená data.

2. Ochrana proti přepsání souboru se nastavuje povelem Soubor-Uložit jako-Volby-Heslo pro zápis (File-Save As-Options-Write Reservation Password). Takto chráněný soubor se pro uživatele, který nezná heslo pro zápis, jeví jako tzv. Read Only dokument, tj. pouze ke čtení. Uživatel může soubor otevřít a editovat, nemůže jej však uložit pod původním jménem.

Ochrana na úrovni objektů se nastavuje povelem Formát-Buňky(Objekt)-Zámek (Format-Cels(Object)-Protection), nebo tlačítkem Zamknout buňku , které si můžeme přidat do panelu nástrojů povelem Zobrazit-Panely nástrojů-Upravit (View-Toolbars-Modify). Umožňuje určit, které buňky a grafické objekty budou uzamčeny po označení listu jako chráněného povelem Nástroje-Zámek-Zamknout list (Tools-Protection-Protect Sheet).

Výchozí stav všech buněk v novém listě a nově vzniklých grafických objektů je zamknuto, ačkoliv ve skutečnosti zamknuty nejsou, dokud není celý list uzamčen, povelem Nástroje-Zámek-Zamknout list (Tools-Protection-Protect Sheet). Tlačítko je používáno před uzamknutím listu k označení objektů a oblastí buněk, které zůstanou odemčeny, poté co bude list uzamčen. Například, chceme-li použít listu jako formuláře, necháme buňky obsahující nápisy a instrukce uzamčené. Pole, kam se mají vypisovat údaje, označíme prostřednictvím tlačítka , tyto buňky zůstanou odemčeny. Na závěr uzamkneme celý list příkazem Nástroje-Zamknout list (Tools-Protection-Protect Sheet). Odemčení buněk před uzamknutím listu provedeme tak, že označíme buňku, oblast nebo objekt a potom klikneme na tlačítko .

Tlačítko nelze použít poté, co je uzamčen celý list. Chceme-li v uzamčeném listě některé buňky nebo objekty odemknout, musíme nejprve odemknout celý list.

Použijeme li povel Nástroje-Zamknout list.(Tools-Protection-Protest Sheet), objeví se dialogové okno Zamknout list.

Obsah (Contents)	Nelze měnit obsah listu, tj. přidávat či vyjímat další dokumenty nebo měnit typ vazby.
Objekty (Objects)	Chrání grafické objekty (grafy, vložené obrázky, šipky, textová pole aj.) před jejich změnou. Tyto objekty nemohou být vybrány, posunuty ani jinak editovány.
Scénáře (Scenarios)	Zamezuje změnám scénářů a definic na listu.

Dále si můžeme zvolit heslo k odemčení uzamčeného listu.

12. Práce se soubory

12.1. Založení nového souboru

Založení nového souboru provedeme povelem Soubor-Nový (File-New) a MS Excel založí nový sešit.

K otevření zvoleného souboru použijeme povel Soubor-Otevřít (File-Open). Protože tato činnost je téměř standardní ve všech aplikacích pod MS Windows, nebudeme ji zde popisovat. Důležité je však vědět, že MS Excel pracuje se standardní příponou XLS.

Pro uložení souboru slouží povely Soubor-Uložit (File-Save) a Soubor-Uložit jako (File-Save As). Pro standardní povahu těchto povelů je zde opět nebudeme blíže popisovat. Chceme li spojit několik sešitů dohromady, a potom je dohromady otvírat použijeme povel Soubor-Ulož Prostor (File-Save Workspace). Názvy těchto souborů se uloží to souboru s příponou XLW.

13. Řízení výpočtu

Povelem Nástroje-Předvolby-Výpočty (Tools-Options-Calculation) můžeme ovlivňovat způsob výpočtu v MS Excelu. Jistě jste si všimli, že při změně hodnot v tabulce jsou vzorce v závislých buňkách ihned přepočítány a okamžitě je zobrazen nový výsledek. U rozsáhlejších tabulek však výpočet může probíhat příliš dlouho, proto může být účelné tento výpočet provést jednorázově po zadání všech nových hodnot. To můžeme provést nastavením v oblasti Přepočet-Ručně (Manual).

V následující tabulce uvedeme některé další možnosti, které povel Nástroje-Předvolby-Výpočet (Tools-Options-Calculation) poskytuje. Další informace najdete v on-line nápovědě.

Přepočet-Automaticky (Automatic)	Přepočet tabulky bude probíhat automaticky při změně ovlivňující buňky.
Přepočet -Ručně (Manual)	Automatický přepočet tabulky je zastaven. K přepočtu dojde např. při stisku klávesy F9, nebo při stisku tlačítek Přepočítat (Calc Now) nebo Přepočítat list (Calc Sheet).
Přesnost podle zobrazení (Precision as Displayed)	Změní přesnost hodnot uložených v buňkách z plné (15 platných číslic) na přesnost zvolenou pro zobrazování. Zobrazené hodnoty jsou pak použity pro výpočty. Toto nastavení je v některých aplikacích nezbytné, např. výpočty v daňovém přiznání se provádějí se zaokrouhlenými hodnotami.

14. Grafické objekty

Často se stane, že do tabulky potřebujeme doplnit nějaký jednoduchý grafický objekt, šipku a textový komentář atd. K tomu slouží nástrojový pruh Kreslení (Drawing). Pomocí něj můžeme do tabulky doplňovat jednoduché grafické objekty, které nejsou vázány na buňky tabulky, ale jsou volně pohyblivé. Pomocí nástrojů v pruhu Kreslení můžeme objekty sdružovat do skupin nebo řídit jejich vzájemné překrývání.

Můžeme také využít šipky a textového pole, které umožňuje do tabulky doplnit efektní komentář. Textová pole nejsou vázána na polohu buněk, což může být v některých případech velice výhodné.

Ke grafickým objektům je možné přiřadit také povelové makro, které je spuštěno při kliknutí na daný objekt.

15. Chybové hodnoty

#DIV/0!	Ve vzorci se vyskytuje dělení nulou.
#N/A	Žádná hodnota není dostupná. Obvykle se tato hodnota zadává do buněk v tabulce, které budou obsahovat data, které jsou v současnosti nedostupná. Vzorce odkazující se na tyto buňky vrátí místo vypočtené hodnoty #N/A.
#NÁZEV? (#NAME?)	Microsoft Excel nerozeznal název, použitý ve vzorci.
#NULL!	Specifikovali jste průnik dvou oblastí, které mají prázdný průnik.
#NUM!	Existuje zde nějaký problém s číslem.
#REF!	Vzorec se odkazuje na buňku, která není platná.
#HODNOTA! (#VALUE!)	Argument nebo operand je chybného typu.
#######	Číselná hodnota se nevejde do buňky, je třeba buňku prodloužit.

16. Další nástroje

16.1. Rozšíření možností pomocí doplňků (Add-Ins)

MS Excel poskytuje další nástroje např. Analytické nástroje dat (Analysis ToolPak) pro statistickou a technickou analýzu, Řešič (Solver) pro vícerozměrovou optimalizaci, Doplněk MS Query pro vyhledávání dat z externích zdrojů pomocí ODBC ovladačů, Automatické ukládání (AutoSave), Správce pohledů (View Manager) atd. Poněkud jinou povahu má nástroj pro přípravu projekce Šablona prezentace (Slide Show), který bývá spíše součástí grafických prezentačních programů.

Většina těchto nástrojů má formu tzv. dodatků (Add-Ins). Jsou to makra, která se volitelně otevírají při spuštění programu MS Excel a obohacují jej o další možnosti, které jsou např. dostupné pomocí nových položek v menu. Nainstalovat nebo je rušit můžeme pomocí povelu Nástroje-Doplňky (Tools-Add-Ins). Podrobnější výklad však přesahuje účel této příručky.

Řešení implicitních rovnic je standardní funkcí MS Excelu, kterou můžeme aktivovat povelem Nástroje-Hledat řešení (Tools-Goal Seek). Předpokládejme, že chceme řešit implicitní rovnici:

x^2+x^3-6=0.

Libovolně si můžeme zvolit buňku v tabulce, v níž bude hledaná neznámá x, nechť je to buňka B1. Do buňky A1 zapíšeme levou stranu rovnice ve tvaru:

=B1^2+B1^3-6.

Nyní zvolíme povel Nástroje-Hledat řešení (Tools-Goal Seek) a jednotlivé buňky vyplníme tak, jak to vidíme na obr.97. Nastavit buňku (Set cell) obsahuje adresu buňky, která obsahuje levou stranu rovnice, tedy vlastní výraz, což je v našem případě buňka A1. Cílová hodnota (To value) je hodnota pravé strany, což je v našem případě 0. Měnící se buňka (By changing cell) obsahuje adresu hledané proměnné, což je B1. Pokud stiskneme OK, proběhne výpočet a v buňce B1 je výsledek, viz obr. 98.

Scénář je pojmenovaná sada vstupních hodnot, kterou lze v listu nahradit a potom zpětně vylistovat. Používají se především u souborů, které používá více uživatelů.

Abychom mohli se scénáři plnohodnotně pracovat musíme si vytvořit v některém panelu nástrojů okno scénář, viz kap. 2.4.1. Použití scénáře si ukážeme na příkladě 'Měření tlaku'. Nejprve vytvoříme tabulku, dle obr. 99. Vybereme buňky C3-C7 a použijeme povel Nástroje-Správce scénářů (Tools-Scenarios) a stiskneme tlačítko Přidat (Add). Pojmenujeme scénář a doplníme další informace. Potom do daných buněk píšeme výsledky měření, a ty ukládáme jako scénáře. Nakonec si necháme vylistovat souhrnnou zprávu povelem Nástroje-Správce scénářů (Tools-Scenarios) tlačítkem Zpráva (Summary).

16.4. Závislosti

Umožňují nám lepší orientaci v tabulce. Označují nám šipkami jednotlivé buňky na něž se odkazuje v jiných buňkách. Můžeme s nimi pracovat pomocí menu (povel Nástroje-Závislosti (Tools-Auditing)) nebo pomocí panelu nástrojů Závislosti (Auditing). Ten můžeme zobrazit povelem Zobrazit-Panely nástrojů (View-Toolbars).

Panel nástrojů Závislosti obsahuje tlačítka usnadňující nalezení chyb, umožňující připojení komentářů k buňkám, označení předchůdců a následníků vzorců.

Tlačítko	Popis	Povel menu Nástroje-Závislosti-... (Tools-Auditing-...)
	Tlačítko Předchůdci Nakreslí šipky z aktivní buňky ke všem buňkám, které poskytují přímou hodnotu do vzorce v aktivní buňce (předchůdce).	-Předchůdci (-Trace Precedents)
	Tlačítko Odstranit šipky předchůdců Odstraní šipky předchůdců z aktivního listu.
	Tlačítko Následníci Nakreslí šipky z aktivní buňky ke všem buňkám, které využívají hodnotu vzorce uvedeného v aktivní buňce (následník).	-Následníci (-Trace-Dependents)
	Tlačítko Odstranit šipky následníků Odstraní šipky následníků z aktivního listu.	-Odstranit šipky (Remove All Arrows)
	Tlačítko Odstranit všechny šipky Zruší všechny trasovací šipky v sešitě.
	Tlačítko Najít chybu Nakreslí šipky z aktivní buňky, která obsahuje chybu, do buněk, které mohly tuto chybu způsobit.	-Chyba (-Trace Error)
	Tlačítko Textová poznámka Zobrazí dialogové okno Textová poznámka, které umožňuje k buňce připojit poznámku.
	Tlačítko Informační okno Zobrazí Informační okno.

17. Programování v MS Excel

MS Excel nabízí poměrně mohutné programovací nástroje, pomocí kterých lze vytvořit uživatelskou aplikaci, tvořící určitou nadstavbu nad tabulkovým procesorem MS Excel. Součástí této aplikace mohou být vlastní menu, dialogová okna, nástrojové panely atd. Aplikaci lze proto navrhnout tak, aby konečný uživatel nemusel mít ani základní znalosti o principech tabulkového procesoru a jeho obsluze, protože je od této problematiky zcela odstíněn.

Uživatelská aplikace v programu MS Excel může obsahovat tyto prvky:

1. menu,

2. dialogová okna,

3. nástrojové pruhy,

4. nápovědu,

5. funkce a makra,

6. knihovny DLL obsahující procedury vytvořené v jiných programovacích jazycích.

Podrobné informace o tvorbě aplikací najdete v [16]. My se v další části zaměříme na uživatelská makra a funkce, které mají nejširší využití. Avšak i samotná problematika maker je natolik rozsáhlá, že ji zde nelze popsat vyčerpávajícím způsobem. Proto vysvětlíme základní body, další informace najdete v literatuře.

Každá činnost v programu MS Excel je jednoznačně popsána pomocí příkazů resp. funkcí pro tvorbu maker. Pomocí těchto příkazů lze jednoznačně popsat a zaznamenat posloupnost stisku kláves, volbu příkazů v menu nebo pohyby myší. Makro lze zapsat dvěma způsoby, můžeme využít Visual Basic nebo Makro Excel 4.0. Uvedeme si některé příklady:

	Visual Basic	Makro Excel 4.0
	Sub Makro2()	Makro1
Výběr buňek C3-C6	Range("C3:C6").Select	=VYBRAT("R3C3:R6C3")
Úpravy-Kopírovat	Selection.Copy	=KOPÍROVAT()
Vyber buňku G3	Range("G3").Select	=VYBRAT("R3C7")
Úpravy-Vložit	ActiveSheet.Paste	=PŘILEPIT()
	End Sub	=NÁVRAT()

Vzhledem k tomu, že Visual Basic má větší možnosti, budeme se nadále zabývat Visual Basicem. Makro je pak posloupnost těchto příkazů, které jsou zapsány na list zvaný Modul. Vlastní makro můžeme vyrobit dvěma způsoby:

1. Záznam makra vyžaduje, abychom nejprve provedli činnost, která má být obsahem makra. Tato činnost je zaznamenána do tabulky maker, což v principu odpovídá záznamu skladby na magnetofonový pásek. Podobně, jako si z tohoto pásku můžeme opakovaně spouštět zaznamenané skladby, můžeme si v MS Excelu spouštět zaznamenaná makra.

2. Přímý zápis makra je v principu programování, přičemž programovací jazyk je tvořen příkazy Visual Basicu. Tato činnost již vyžaduje hlubší zkušenosti, což je zase vyváženo širšími možnostmi než při záznamu makra. Nejdůležitější je možnost použití strukturovaných příkazů, jako je podmíněné větvení a různé typy cyklů (s řídící proměnnou, s podmínkou na začátku aj.).

Návrh bezchybného makra usnadňují ladící nástroje, které umožňují krokování makra, neboť MS Excel nabízí také ladící nástroje, které umožňují provádět krokování vně i dovnitř procedur, nastavovat tzv. body přerušení (breakpoint) nebo body trasování (tracepoint).

Pokud pracujeme s listem obsahujícím definice maker (s Modulem), můžeme vytvořené makro spouštět např. povelem Makro-Spusť makro (Macro-Run). Některé další způsoby spouštění makra jsou popsány v této kapitole. V listu lze spouštět makro Povelem Nástroje-Makro (Tools-Macro). V dialogovém okně vybereme makro, které chceme spustit a stiskneme tlačítko Spustit (Run).

Moduly jsou speciální listy, které slouží pouze k uchovávání uživatelských funkcí a maker. Pokud některá makra nebo funkce používáme velice často, je vhodné je umístit do menu, nebo do panelu nástrojů. Při spuštění tohoto makra se nejprve otevře soubor s makrem, a pak se makro provede. Proto doporučujeme psát globální makra do jednoho souboru, nejlépe do PERSONAL.XLS, to je tzv. osobní sešit maker, který se při spuštění neotevírá a tím šetří čas i paměť.

Ve výše uvedených částech jsme hovořili o uživatelských funkcích a makrech. Základní rozdíl spočívá v tom, že funkce má návratovou hodnotu a makro nikoliv, makro je tedy v principu podprogram (procedura).

Záznam makra provedeme následujícím postupem:

1. Připravíme si MS Excel tak, abychom mohli začít provádět činnost, jež má být obsahem makra.

2. Spustíme záznamník maker povelem Nástroje-Nahrát makro-Nahrát nové makro (Tools-Record Macro-Record New Macro).

3. V následně otevřeném okně zapíšeme název makra, pokud chceme přidělit více parametrů, stiskneme tlačítko Volby (Options) a můžeme mu přidělit klávesovou zkratku a určit, zda makro bude uloženo v tomto, či novém sešitě nebo v osobním sešitě maker PERSONAL.XLS. Pokud chceme zaznamenávat do nového sešitu, otevře Excel pro nás nový sešit. Dále si zde můžeme zvolit jazyk maker, Visual Basic nebo Makro Excel 4.0. Okno uzavřeme stiskem tlačítka OK.

4. Každá činnost, kterou nyní provedeme, bude součástí makra. Tato skutečnost je indikována ve stavovém pruhu nápisem Připraven Nahrává se (Ready Recording).

5. Záznam makra ukončíme povelem Nástroje-Nahrát makro-Konec nahrávání (Tools-Record Macro-Stop Recording)nebo tlačítkem z panelu nástrojů Kon (Stop), který se automaticky objeví při nahrávání.

Pokud chceme spustit makro můžeme provést pomocí Nástroje-Makro (Tools-Macro), objeví se nám seznam maker a my si vybereme, které chceme spustit a pak stiskneme tlačítko Spustit (Run) Dále můžeme makra spustit z menu, z příslušné klávesové zkratky nebo z panelu nástrojů. Nezapomeňte, že v nabídce jsou dostupná pouze globální makra a makra z otevřených tabulek maker.

Psaní makra začínáme povelem Vložit-Makro (Insert-Macro). Objeví se nám 3 nabídky Modul (Module), to znamená makro ve Visual Basicu, Dialog, to je definování dialogového okna, Makro (MS Excel 4.0) (MS Excel 4.0 Macro). Po zvolení některé z těchto položek se zobrazí příslušný list pro psaní makra.

Makro lze spouštět několika způsoby:

1. povelem Nástroje-Makro-Spustit (Tools-Macro-Run),

2. klávesovou zkratkou pokud byla makru přiřazena,

3. kliknutím na grafický objekt nebo tlačítko v nástrojovém pruhu, pokud danému objektu byla přidělena činnost daného makra,

4. automaticky, např. při otevření nebo uzavření okna s dokumentem.

Zejména třetí způsob - spouštění makra pomocí tlačítka či jiného grafického objektu, je uživatelsky velice příjemný. Chceme-li do nástrojového pruhu zařadit nové tlačítko, které spouští určité makro, postupujeme takto:

1. Zvolíme povel Zobrazit-Panely nástrojů (View-Toolbars).

2. V seznamu si vybereme pruh, který chceme modifikovat. Pokud chceme vytvořit nový pruh, zadáme jeho jméno. Stiskneme tlačítko Upravit (Customize).

3. V následně otevřeném dialogovém okně vybereme v seznamu položku jiné (Custom).

4. Myší uchopíme zvolené tlačítko a táhneme jej do zvoleného pruhu nástrojů, který je zobrazen na obrazovce.

5. Následně se zobrazí dialogové okno se seznamem vytvořených maker. Zvolené makro bude přiřazeno novému tlačítku.

Makro však můžeme přiřadit libovolnému objektu, který je vložen např. pomocí pruhu nástrojů Kreslení (Drawing). Postup je následující:

1. Vybereme objekt.

2. Zvolíme povel Nástroje-Přiřadit k objektu (Tools-Assign Macro).

3. V zobrazeném dialogovém okně vybereme námi požadované makro.