4. Zadávání a editace dat

4.1. Zadávání údajů do tabulky

Buňka v tabulce může obsahovat údaj jednoho z následujících typů:

1. číslo,
2. text (řetězec),
3. kalendářní datum a čas,
4. logickou hodnotu,
5. výraz (vzorec).

V tabulkovém procesoru se údaje zadávají vždy do aktuální buňky. Aktuální buňka je označena zvýrazněným okrajem s malým čtverečkem v pravém dolním rohu. Tento čtvereček je tzv. táhlo pro prodloužení posloupnosti, viz. kapitola 4.1.6. Adresa buňky je zobrazena v levé části pruhu vzorců. Pro přesun je možno použít kurzorových šipek nebo ukazovátka myši.

Obr. 20 Aktuální buňka

Jsme-li na zvolené buňce, můžeme z klávesnice zadávat příslušná data. Data se zobrazují v pruhu vzorců, ale i v dané buňce. Potvrzení zadané hodnoty provedeme stiskem klávesy ENTER nebo pomocí tlačítka potvrzení v pruhu vzorců. Opětovnou editaci můžeme zahájit stiskem klávesy F2. Informace o editaci v pruhu vzorců najdete v kapitole 2.2.

4.1.1. Zadání čísla

Požadované číslo můžeme přímo zapsat na klávesnici. Číslo může obsahovat kromě znaků 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 také znaky + - ( ) % E e mezeru a tečku nebo čárku. Použití tečky nebo čárky, jako oddělovače desetinných míst, a mezery, jako oddělovače tisíců, závisí na nastavení národního prostředí v MS Windows.

Záporné číslo je nutné uvodit znakem mínus - nebo jej uzavřít do kulatých závorek. Způsob zobrazení čísla je závislý na nastavení číselného formátu buňky.

4.1.2. Zadání textu

Text je libovolná posloupnost znaků, které MS Excel nedokáže interpretovat jako vzorec, číslo, kalendářní a časovou, logickou nebo chybovou hodnotu. Text v buňce může být 255 znaků dlouhý a může sestávat z písmen, číslic i speciálních znaků.
Může se stát, že budeme chtít zapsat text, který je číslem a MS Excel jej proto implicitně bude reprezentovat jako číslo, např. pokud chceme zapsat PSČ. V tomto případě musíme před text zapsat apostrof, který po vložení číselného údaje nebude v buňce zobrazen.

Pokud chcete text zapsat jako součást vzorce, musíte jej uzavřít do uvozovek.

4.1.3. Zadání kalendářního data, času

Kalendářní datum a čas se vnitřně ukládají jako čísla. Zobrazení datumu je možné v několika formátech. Bližší údaje o formátování údajů v tabulce najdete v kapitole 5.1. Datumové a časové údaje musíme zapsat v takovém formátu, aby jej MS Excel byl schopen rozpoznat, např. takto:

• Použití zkratek AM/PM resp odp./dop. je závislé na globálním nastavení Windows v Ovládacím panelu (Control Panel), ikona Národní zvyklosti (International).
• Místo tečky jako oddělovače lze použít i lomítka / nebo pomlčky -.
• Pokud nezapíšete zkratku dop./odp. resp. AM/PM, MS Excel použije 24-hodinový formát.
• Datum a čas zapsaný v jedné buňce musíte oddělit mezerou. Rovněž zkratku dop./odp. resp. AM/PM je nutno oddělovat mezerou.
• Pro vnitřní zobrazení času a data se používají dva odlišné formáty označené 1900 a 1904. Pokud se, zejména při importu údajů z jiných tabulkových procesorů, liší datum o 4 roky, proveďte změnu formátu pomocí Nástroje-Předvolby-Výpočty (Tools-Options-Calculation).
• Schopnost MS Excelu správně rozeznat vložené datum je závislá také na globálním nastavení Windows. Pokud např. MS Excel interpretuje první vložené číslo jako měsíc a druhé jako číslo dne v měsíci, je to způsobeno právě špatným globálním nastavením Windows v Ovládacím panelu (Control Panel).

4.1.4. Zadání logické hodnoty

Logickou hodnotu zadáváme textově pomocí slov PRAVDA (v anglické verzi TRUE) nebo NEPRAVDA (FALSE), přičemž nezáleží na používání velkých a malých písmen.

4.1.5. Zadání vzorce

Problematikou vzorců se zabývá kapitola 3. Nezapomeňte, že vzorec je nutno vždy uvodit rovnítkem =.

4.1.6. Rychlé vložení posloupnosti

MS Excel umožňuje snadné vložení posloupnosti, aniž je nutno ručně vypisovat všechny její prvky. MS Excel přitom vychází z prvních zadaných prvků a pokud v nich rozezná aritmetickou či geometrickou posloupnost, dovede snadno generovat její další prvky, a to ve svislém nebo vodorovném směru.
Postup:

1. Zadáme počáteční prvky posloupnosti do sousedních buněk v řádku nebo sloupci a tyto buňky vybereme.
2. Ukazovátko myši umístíme na táhlo vybraného bloku, kurzor bude mít tvar křížku.
3. Při stisknutém levém tlačítku táhneme myší přes buňky ve vodorovném resp. svislém směru. Tyto buňky budou vyplněny dalšími prvky posloupnosti.

Obr. 21. Prodloužení posloupnosti

Kromě posloupností lze tvořit i opakující se cykly, např. jaro, léto, podzim, zima, jaro, léto, ###. V tomto případě je nutno jeden cyklus zapsat jako vzor, protažením pak získáme opakování tohoto cyklu.

4.2.Výběr buněk

Řadu operací potřebujeme provádět ne s jednotlivou buňkou, ale se skupinou buněk, kterou musíme určitým způsobem vybrat a označit. Vybrané buňky jsou zobrazeny inverzně a navíc orámovány, pouze levá horní buňka výběru si zachovává původní vzhled.

Obr. 22 Vybraná pravoúhlá oblast buněk

4.2.1. Výběr pomocí myši

Při stisknutém levém tlačítku myši táhneme myš od jednoho rohu požadované oblasti k druhému. Takto můžeme vybrat libovolnou pravoúhlou oblast buněk. Pokud chceme vybrat jinou než pravoúhlou oblast případně i nesouvislou oblast buněk, postačí stisknout klávesu CTRL a stiskem levého tlačítka myši zahrnout do výběru další buňky.

Obr. 23 Výběr nesouvislé oblasti

4.2.2. Výběr sloupců, řádků a celé tabulky

Celé řádky nebo sloupce můžeme vybrat pomocí selektoru řádků resp. sloupců. Pomocí myši postačí kliknout na příslušném selektoru, případně táhnout přes několik selektorů. Tímto způsobem lze vybrat pouze souvislou oblast řádků resp. sloupců.
Celou tabulku lze vybrat selektorem listu.

Obr. 24 Výběr sloupců a řádků

4.2.3. Výběr pomocí klávesnice

Souvislou pravoúhlou oblast můžeme vybrat tak, že ji při stisknuté klávese SHIFT označíme pomocí kurzorových šipek.

4.2.4. Výběr pomocí menu a rozšířený výběr

Výběr pomocí menu provádíme, chceme-li vybrat velmi vzdálenou buňku, buňku s poznámkou, či chceme-li výběr několikrát opakovat. Výběr provedeme pomocí povelu Úpravy-Přejít (Edit-Go To) nebo klávesou F5, objeví se nám dialogové okno, které je na obr. 25.

Obr. 25. Přejít

Do kolonky odkaz napíšeme adresu oblasti. Akci potvrdíme tlačítkem OK. Pokud chceme oblast vybírat vícekrát, musíme nejprve vybrat danou oblast, pak pomocí povelu Úpravy-Přejít (Edit-Go To) nebo klávesou F5 vyvoláme dialogové okno Přejít. V kolonce odkaz se nám objeví adresa námi vybrané oblasti. Stiskneme tlačítko OK a při dalším vyvolání tohoto dialogového okna se nám v nabídce Přejít objeví daná oblast.
Rozšířený výběr provádíme pomocí povelu Úpravy-Přejít (Edit-Go To) nebo klávesou F5. Vyvoláme dialogové okno Přejít, stiskneme tlačítko Jinak (Special) a objeví se dialogové okno, které je na obr. 26. Jednotlivé možnosti mají následující význam:

Obr. 26. Přejít jinak

4.3. Přesun

Při práci s tabulkou se často stane, že je nutno určitou buňku nebo skupinu buněk přesunout. Přesun buňky nebo skupiny buněk provedeme nejsnadněji pomocí myši takto:

1. Zvolíme požadovanou buňku jako aktivní nebo vybereme příslušnou skupinu buněk.
2. Uchopíme označené buňky za okraj (tj. umístíme na okraj ukazovátko myši a stiskneme levé tlačítko),
3. Táhneme označené buňky na požadované místo a uvolníme tlačítko myši.

Obr. 27. Přesun buněk

1. Zvolíme požadovanou buňku jako aktivní nebo vybereme příslušnou skupinu buněk.
2. Provedeme povel Úpravy-Vyjmout (Edit-Cut) nebo stiskneme CTRL+X nebo SHIFT+DELETE.
3. Přemístíme kurzor na cílové místo a použijeme Úpravy-Vložit (Edit-Paste) nebo CTRL+V nebo SCHIFT+INSERT.

4.4. Kopírování

1. Zvolíme požadovanou buňku jako aktivní nebo vybereme příslušnou skupinu buněk.
2. Uchopíme označené buňky za okraj (tj. umístíme na okraj ukazovátko myši a stiskneme levé tlačítko).
3. Táhneme označené buňky na požadované místo a stiskneme tlačítko CTRL. Kurzor má nyní tvar šipky s malým znakem plus. Uvolníme levé tlačítko myši, čímž je oblast buněk zkopírována.

1. Zvolíme požadovanou buňku jako aktivní, nebo vybereme příslušnou skupinu buněk.
2. Provedeme povel Úpravy-Kopírovat (Edit-Copy), nebo stiskneme CTRL+C, nebo CTRL+INSERT. Tím se označené buňky vloží do schránky (Clipboardu).
3. Buňku cílové oblasti zvolíme jako aktivní. Dále použijeme Úpravy-Vložit (Edit-Paste), nebo CTRL-V nebo SCHIFT+INSERT.

Obdobným způsobem lze kopírovat nejen buňky, ale také jiné objekty zobrazené v tabulce. Buňky lze kopírovat nejen v rámci programu MS Excel, ale pomocí Schránky (Clipboard) také přenášet do jiných aplikací. V některých případech však může nastat problém, jak jsou data z MS Excelu v cílové aplikaci zobrazena. Výměna dat mezi MS Excelem a jinými aplikacemi bude podrobněji popsána v kapitole 10.

Pokud kopírujeme buňky přes schránku a používáme klasické přilepení, zkopírují se buňky do tabulky včetně obsahu, formátu, poznámek. Pokud chceme zkopírovat pouze některou z těchto vlastností, musíme použít povel Úpravy-Vložit jinak (Edit-Paste Special). Tím můžeme kopírovat např. pouze formát buněk, pouze hodnoty, nebo lze vkládané hodnoty přičíst k původnímu obsahu buněk apod. Kompletní možnosti jsou zřejmé z obr. 28.

Obr. 28. Vložit jinak

4.5. Rušení obsahu buněk

K rušení obsahu aktuální buňky nebo vybraných buněk lze použít klávesu DELETE nebo povel Úpravy-Vymazat (Edit-Clear). Následně je otevřeno dialogové okno s nabídkou prvků, které budou smazány:

4.6. Odstranění buňky, řádku, sloupce

Povel Úpravy-Odstranit (Edit-Delete) umožňuje odstranění buňky, řádku nebo sloupce včetně obsahu, formátu a poznámek. Povel nabízí tyto možnosti:

4.7. Vložení buňky, řádku, sloupce

V některých případech je potřebné vložit do vytvořené tabulky novou buňku a současně odsunout sousední buňky, nejčastěji směrem dolů nebo vpravo. K tomu slouží povel Vložit-Buňky (Insert-Cels). Tato funkce je opačná k výše popisované funkci Úpravy-Odstranit (Edit-Delete). K dispozici jsou tyto možnosti:

Pokud použijeme povel Vložit-Řádky (Insert-Rows) dojde k vložení řádku a odsunutí zbývajících řádků dolů. Při volbě povelu Vložit-Sloupce(Insert-Columms) dojde k vložení sloupce a odsunutí zbývajících sloupců vpravo.

4.8. Vyhledávání a nahrazování údajů v tabulce

Pro vyhledávání určité hodnoty, textu či vzorce slouží povel Úpravy-Hledat (Edit-Find) nebo klávesa CTRL-F. S obdobnou funkcí se setkáváme ve všech textových editorech, zde jsou však navíc další možnosti, které jsou zřejmé z obr. 29.

Obr. 29. Vyhledávání

Chceme-li provést vyhledání a záměnu určitých hodnot, použijeme povel Úpravy-Zaměnit (Edit-Replace) nebo klávesu CTRL-H.

5. Formátování tabulky

5.1. Formát buňky

1. Číslo (Number),
2. Zarovnání (Alignment),
3. Písmo (Font),
4. Okraje (Border),
5. Vzorky (Pattern),
6. Zámek (Protection).

Vlastní formát se určuje vždy pro aktivní buňku nebo vybranou oblast buněk, přičemž následně zvolíme příslušný povel z menu Formát-Buňky (Format-Cels) a vybereme příslušnou kartičku.

5.1.1. Čísla (Number)

Formát čísla určuje, jak bude dané číslo zobrazeno, např. zda bude použit vědecký (exponenciální) formát čísla nebo formát s pevným počtem platných číslic, způsob zobrazení záporných číslic atd. MS Excel obsahuje desítky předdefinovaných formátů, které jsou rozděleny do sedmi kategorií, např. číslo (Number), účetnický (Accounting), datum (Date), čas (Time), procenta (Percentage), zlomky (Fraction), semilogaritmický (Scientific), text (Text), měna (Currency).
Vlastní formát čísla se popisuje pomocí určitého pseudokódu. Formát je rozdělen až na čtyři části které jsou odděleny středníkem. Jako příklad si uvedeme finanční formát popsaný takto:
#,##0.00 Kč_);[červená](#,##0.00 Kč);[zelená]0.00 Kč_);[modrá]"nečíselná hodnota"_)
První část obsahuje popis kladného čísla, druhá část popis záporného čísla, třetí část popisuje formát nuly. Poslední čtvrtá část popisuje obsah buňky v případě, že je zadána nečíselná hodnota. Pokud je tato část zadána, MS Excel místo nečíselných hodnot zobrazí uvedený text. Jednotlivé (zadní) části jsou nepovinné.

Nyní je nutno vysvětlit význam jednotlivých znaků, kterými se popisuje formát čísla:

0	Vyhradí místo pro číslici. Pokud má číslo na kterékoliv straně desetinné čárky méně číslic, než je počet vyhrazených míst, jsou doplněny nuly. Přebytečné číslice za desetinnou čárkou se zaokrouhlí na zadaný počet desetinných míst, před desetinnou čárkou se zobrazí všechny číslice.
#	Vyhradí místo pro číslici. Na rozdíl od řídícího znaku 0 nejsou chybějící číslice doplněny nulami.
?	Vyhradí místo pro číslici. Platí opět stejná pravidla jako pro řídící znak 0 s tím rozdílem, že chybějící číslice jsou nahrazeny mezerami. Pomocí tohoto řídícího znaku lze dosáhnout, že se budou desetinné tečky resp. čárky pod sebou krýt.
%	MS Excel vynásobí číslo 100 a přidá znak %.
mezera	Zobrazí se jako mezera, používá se jako oddělovač tisíců.
E-E+e-e+	Oddělovač exponentu ve vědecké notaci. Pokud je použit E+ nebo e+, bude mít exponent znaménko vždy, při použití E- nebo e- jen v případě záporné hodnoty.
+-()	Zobrazení příslušného znaku. Při zobrazení jiného znaku jej musí předcházet \ nebo musí být uveden v uvozovkách.
\	Zobrazí se následující znak.
*	Opakuje následující znak tolikrát, aby vyplnil celou šířku sloupce. Může se v definici vyskytnout jen jednou, např.: # ##0,00*-.
_	Podtržítko znamená vložit mezeru, jejíž šířka odpovídá znaku, který jej za podtržítkem následuje. Pokud jsou např. záporná čísla uváděna v závorkách, pak pro jejich zarovnání s kladnými čísly použijeme řídící znak _).
"text"	Zobrazí libovolný text uzavřený v uvozovkách.
@	Rezervuje místo na text. Pokud později do buňky zapíšeme text, uloží se na místo rezervované tímto znakem.
m	Zobrazí číslo měsíce bez úvodní nuly (1 až 12). Pokud následuje bezprostředně za h nebo hh, zobrazí údaj v minutách.
mm	Zobrazí číslo měsíce včetně úvodní nuly (01 až 12). Pokud následuje bezprostředně za h nebo hh, zobrazí údaj v minutách.
mmm	Zobrazuje měsíc ve formátu Jan, Feb, ..., v české verzi program MS Excel led. úno. ....
mmmm	Zobrazí měsíc ve formátu leden, únor, ...
d	Zobrazí číslo dne v měsíci bez úvodní nuly (1-31).
dd	Zobrazí číslo dne v měsíci s úvodní nulou (01-31).
ddd	Zobrazí den v týdnu ve formátu po, út, ...
dddd	Zobrazí den v týdny ve formátu pondělí, úterý ....
yy	Zobrazí poslední dvojčíslí roku.
yyyy	Zobrazí rok.
s	Zobrazí sekundy bez úvodní nuly (0; 1-59).
ss	Zobrazí sekundy s úvodní nulou (00; 01-59).
dop./odp. (AM/PM)	Zobrazí čas ve dvanáctihodinovém cyklu, doplní zkratku odp. nebo dop.
d/o (a/p)	Zobrazí čas ve dvanáctihodinovém cyklu, doplní zkratku d nebo o.
[Barva] ([Color])	Následující text se zobrazí v zadané barvě. Jako barvu lze použít černá (Black), modrá (Blue), tyrkysová (Cyan), zelená (Green), fialová (Magenta), červená (Red), bílá (White), žlutá (Yellow) nebo barva n (Color n), kde n je číslo z intervalu 116 a označuje barvu v barevné paletě.

5.1.2. Zarovnání (Alignment)

Určuje způsob horizontálního a vertikálního zarovnání a orientaci textu. K dispozici jsou tyto možnosti:

Horizontální zarovnání:

Svislé zarovnání:

Při volbě Zalomit text (Wrap Text) dojde k rozdělení textu v buňce podle její velikosti. Tuto volbu lze použít pouze u textu. U číselných formátů nebo u funkce se neprovede zalomení obsahu buňky.
Dále lze volit orientaci textu a písmen podle následujícího obrázku.

Obr. 30. Orientace textu

5.1.3. Písmo (Font)

Volba Písmo (Font) umožňuje volit typ fontu a řez, bodovou velikost, barvu a typ podtržení nebo přeškrtnutí. Ovládání je obdobné jako např. u textového editoru MS Word.

5.1.4. Okraje (Border)

Umožňuje volit umístění orámování, přičemž jsou k dispozici tyto možnosti:

Dále lze volit typ a barvu čáry použité k orámování. Rychlé orámování vně resp. na spodním okraji lze provést pomocí tlačítka z formátovacího nástrojového pruhu.

Obr. 31. Okraje

5.1.5. Vzorky (Patterns)

Lze volit typ a barvy vzorku, který bude aplikován na pozadí buňky. V kolonce Barva (Color) volíme barvu pozadí, v kolonce Vzorek (Pattern) volíme šrafování pozadí. V buňce Ukázka (Sample) se ukazuje námi vytvořený vzorek.

5.1.6. Zámek (Protection)

MS Excel nabízí dvě možnosti zamčení buňky. První z nich je uzamčení buňky, které provedeme volbou Zamknout buňky (Locked), obsah buňky pak nelze měnit. Další typ ochrany je zneviditelnění vzorce, který buňka obsahuje, tedy Skrýt vzorce (Hidden). Obě ochrany jsou aktivní, pokud je nastaveno heslo pro ochranu povelem Nástroje-Zámek-Zamknout list (Tools-Protection-Protect Sheet) nebo Zamknout sešit (Protect Workbook). Jakmile zadáme heslo, nelze editovat formát buněk. Nejprve je třeba odstranit ochranu povelem Nástroje-Zámek-Odemknout list (Tools-Protection-Unprotect Sheet) nebo Odemknout sešit (Unprotect Workbook).
Pozn.: implicitně jsou všechny buňky i objekty označeny jako zamčené!

5.2. Formát řádku a sloupce

5.2.1. Formát řádku

Formát jednoho nebo více řádků nastavujeme povelem Formát-Řádek (Format-Row), přičemž lze nastavit tyto parametry:

Pro rychlou změnu výšky řádku lze použít také myši. Postačí umístit ukazovátko myši pod výběrové tlačítko příslušného řádku, následně se změní kurzor na vertikální šipku a tažením myši můžeme snadno upravit výšku řádku.

Obr. 32. Změna výšky řádku pomocí myši

5.2.2. Formát sloupce

Formát sloupce nebo více sloupců nastavujeme povelem Formát-Sloupce (Format-Column), přičemž lze nastavit:

Šířku sloupce lze nastavit také pomocí myši obdobně jako výšku řádku.

Obr. 33. Změna šířky sloupce pomocí myši

5.3. Formát listu

Formát listu nastavujeme povelem Formát-List (Format-Sheet), přičemž lze nastavit:

5.4. Automatický formát

Ten nastavujeme takto: nejprve vybereme oblast, kterou chceme formátovat, potom zadáme povel Formát-Automatický formát (Format-AutoFormat). Objeví se nám okno s nabídkou Formátů tabulky. Při stisku tlačítka Volby (Options) se objeví pruh s formáty, které chceme použít. Námi vybraný formát se ukazuje v buňce Ukázka (Sample).

5.5. Styly

1. Číslo (Number),
2. Písmo (Font),
3. Zarovnání (Alignment)
4. Okraje (Border),
5. Vzorky (Patterns),
6. Zámek (Protection).

MS Excel obsahuje několik předdefinovaných stylů, styl aktuální buňky je zobrazen v nástrojovém pruhu Formát textu v okénku stylů. Dále je zobrazen v dialogovém okně, které vyvoláme povelem Formát-Styl (Format-Style).
Pokud v tabulce opakovaně formátujeme buňky stejným formátem, je výhodnější použít styly. Kromě několika standardních stylů si můžeme snadno nadefinovat uživatelské styly. Definici stylu příkladem provedeme následovně:

1. Jednu buňku zformátujeme do požadované podoby.
2. Přesuneme se do okénka stylů, a to pomocí kliknutí ukazovátka myši na okénku stylů v pruhu Formát textu nebo na výběrovém tlačítku napravo od něj. Zde zapíšeme jméno nového stylu nebo vybereme existující styl a stiskneme ENTER.

Druhá možnost spočívá v použití povelu Formát-Styl (Format-Style):

Zvolíme povel Formát-Styl (Format-Style) a v dialogovém okně zvolíme tlačítko Upravit (Modify). Následně se změní tvar dialogového okna pro Formátování buňky. Dále postupujeme stejně, jako při formátování buňky.

Styl lze aplikovat na aktuální buňku nebo skupinu vybraných buněk a to tak, že příslušný styl vybereme v okénku stylů.

5.6. Přehled (Outline)

V tabulkovém procesoru jsou často zpracovávána data, která mají hierarchickou strukturu. Často pak bývá potřebné zobrazit údaje jen do určité úrovně, např. z důvodu snazší reorganizace tabulky, případně z důvodu tvorby grafu z údajů odpovídajících si úrovní v různých částech tabulky.

Obr. 34 Data s hierarchickou strukturou

MS Excel proto umožňuje vytvářet tzv. přehled - tj. rozčlenit tabulku až na osm podřízených úrovní. Do nižších úrovní lze přesunovat vždy celé sloupce nebo řádky, přičemž se sloupci i řádky můžeme pracovat samostatně.

Obr. 35. Tabulka se zavedeným přehledem

Máte-li přehled vytvořen, můžete skrýt nebo zobrazit údaje nižších úrovní tím, že sbalujete nebo rozbalujete jednotlivé řádkové či sloupcové úrovně. Pro MS Excel platí zásada, že úroveň s číslem 1 je nejvyšší - poskytuje globální pohled na tabulku, další úrovně postupně přidávají další detaily.
Manipulace s přehledem spočívá ve skrývání a zobrazování jednotlivých úrovní. K tomu slouží tlačítka, která vidíme např. na obr. 35.

Obr. 36 Pohled na tabulku - skryta 2. vertikální úroveň

---

Použití zkratek AM/PM resp odp./dop. závisí na globálním nastavení parametrů národního prostředí v Ovládacím panelu (Control Panel), ikona Mezinárodní zvyklosti (International).

---